La continua mejora en los procesos de trabajo y la optimización del tiempo de los trabajadores para ser más eficientes, son pieza clave para hacerle cara a la competencia en el mercado, así como también para la construcción un equipo profesional y organizado que te asegure el éxito de tu empresa.
Por esto, y en vista que el crecimiento de todo negocio solo se logra con un buen trabajo en equipo y un vínculo fuerte entre empleador y empleado, las empresas han comenzado a invertir más esfuerzo y presupuesto en la mejora de los tiempos laborales de sus trabajadores.
Para lograrlo, por supuesto, necesitan de la participación activa de todos los miembros de cada departamento. Y es que no se trata de controlar rigurosamente las jornadas de trabajo, sino de mejorar estos procesos para que se desarrollen de forma fluida, rápida y concisa. Para el éxito de este objetivo se debe tomar el tiempo como un recurso valioso y limitado, cuyo uso eficiente llevará a todos hacia el éxito.
Entonces, partiendo de que el tiempo es un recurso limitado, la autogestión marcará el rumbo de todos los esfuerzos, con dos posibles resultados:
- Negativo: cuando no alcanzas los objetivos esperados aunque hayas trabajado hasta el último minuto de tu jornada laboral.
- Positivo: en este caso se han logrado los objetivos planteados dentro del tiempo estipulado, incluso con momentos para el descanso. Este resultado se considera el símbolo de la gente eficaz y exitosa.
Sin embargo, según datos de la Federación Empresarial Metalúrgica Valenciana (Femeval) la realidad es esta:
- La buena gestión de los tiempos de trabajo es una habilidad cada vez más valorada por los empleadores del país, en vista de sus efectos positivos sobre la productividad y la competitividad de la organización. Sin embargo, solo el 45% de la jornada laboral en España es productiva.
- Un 35% del tiempo de cada jornada se destina a tareas necesarias pero que no aportan rentabilidad. Esto significa que el problema, por tanto, no es la falta de horas sino la mala gestión del tiempo. El origen de esta disfunción tiene una doble vertiente, el individuo y su entorno.
- El 20% restante de tiempo, el cual se considera como directamente no productivo, implica una pérdida neta de minutos (o incluso horas), recursos y dinero que minan la moral individual, afectan al ambiente de trabajo y conllevan efectos negativos para toda la organización.
Motivos más frecuentes de una mala gestión del tiempo en el trabajo
Entre los motivos más comunes para la mala gestión de los tiempos de ejecución en el campo de trabajo son:
Falta de objetivos
Al no delimitar bien los objetivos, no podemos darle la prioridad y orden en el tiempo que de verdad conlleva cada tarea.
Mal uso de herramientas
Existen cientos de herramientas que ayudan a mejorar la gestión de los trabajadores, como por ejemplo los organizadores de tareas como iCal, Doodle, Google Calendar, Evernote, o Toggle; o en el caso de la dirección de proyectos, se puede contar con Trello, Asana o Basecamp.
Las herramientas para compartir información y comunicarse son, por ejemplo, Teamviewer, Google Drive, Slack o Feedly; y para el procesamiento de datos están Google Drive, Dropbox y Skydrive.
El problema es que, aunque estas herramientas faciliten los trabajos y reduzcan los tiempos de ejecución, si no se utilizan de una forma adecuada, en vez de servir para mejorar la productividad, sirven únicamente como distracción.
Incapacidad para priorizar tareas y labores
A veces pasa que no se llegan a terminar las labores más importantes para la empresa, porque no se elabora una lista de prioridad de cada tarea, por orden de urgencia o importancia, y terminas cayendo en el error de la multitarea o haciendo primero las más cómodas y no las que son necesarias.
Escasa planificación de tareas
Algunas empresas comenten en el error de no hacer una buena planificación de objetivos y procesos de forma anual, mensual, semanal y hasta diaria, por lo que esta falta de estructura en el trabajo no les permite cumplir con los objetivos en caso de imprevistos.
Comunicación ineficaz
Hay que tener en cuenta que para el logro de los objetivos de un equipo, la comunicación del mismo ha de ser simple, directa y sin divagaciones. Por ejemplo, se debe estructurar muy bien los puntos clave del trabajo y las tareas a tratar para no perder tiempo valioso en reuniones de trabajo que al final no resulten en nada.
Consejos para optimizar los tiempos de trabajo
Sin embargo, aunque puedas no estar haciendo el mejor uso de tus tiempos de operación, siempre hay algunos consejos que puedes poner en práctica para optimizar las funciones de tu equipo. Time Net, expertos en la gestión de tiempos de trabajo, nos comentan algunos de ellos:
- Define objetivos claros.
Si cada miembro del grupo tiene asignado un objetivo claro, esto le crea un sentimiento de responsabilidad por su ejecución en el tiempo establecido, ya que de no llevarlo a cabo, también afectará la labor de sus compañeros. Para esto, puedes planificar reuniones de equipo donde se revisen los avances de cada uno.
2. Define la urgencia e importancia de las tareas
Es necesario clasificar, analizar y priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia. Por ejemplo, si tienes que entregar un proyecto en una fecha límite, está deberá ser tu prioridad. Esto es lo que ayudará a priorizar las tareas urgentes.
- Utiliza un gestor de tareas.
Digitaliza tus procesos a través de un gestor de equipos y proyectos adecuado para tu empresa y forma a todos tus empleados para que lo usen de forma eficaz. Con esto podrías lograr, por ejemplo, evitar las reuniones muy largas, conocer el estado de cada proyecto en tiempo real, poder ver los pendientes de tus empleados, ganando tiempo para dedicarlo a temas productivos y reduciendo los niveles de estrés que produce la acumulación de tareas.
4. Asignar tiempo a cada tarea
Es importante establecer un tiempo límite en el que se debe entregar una tarea y esforzarte en cumplir con estas fechas límites aún y en el caso de imprevistos.
5. Asignar tiempo a la organización de las tareas
Por otro lado, hay que tomarse el tiempo para organizar las diferentes tareas y sus tiempos, incluyendo descansos que ayuden a evitar el agotamiento mental y físico de los empleados, que a la larga les impedirá que rinda adecuadamente.
También hay que saber decir que no. Es decir, que aunque estés muy bien organizado en el rendimiento de tus tareas, igual tus resultados podrían verse afectados, si por ejemplo, comienzas a hacerles “pequeños favores” a tus compañeros.
6. Ten en cuenta las fechas límite
Antes de fijar un plazo o fecha límite debes conocer cuál es la capacidad productiva de cada empleado y dejar siempre un pequeño margen.
- Transmite la importancia de que se cumpla el horario.
Anima a tus empleados a que se adecuen al horario, tanto de salida como de entrada. Para lograrlo, no se trata de comenzar a controlar y volverse demasiado estricto con las jornadas laborales. Se trata más bien de mantener un dialogo abierto, flexible, pero con respeto, con tus empleados, en los que se delimiten los horarios de entradas, salidas y descanso, y se trabaje de la mano para su cumplimiento.
También puedes repasar semanalmente qué tareas han quedado pendientes y ayudarte con el uso de sistemas de control horario. Así podrás detectar dónde están los fallos y aciertos organizativos en cuanto a la distribución del tiempo.
También puedes educar a tus trabajadores a ser más ágiles y a que se dispersen menos. Por ejemplo, si lo animas a salir un poco antes de la hora normal si terminan sus labores con buenos resultados, esto los motivará a trabajar de forma proactiva y sin tantas distracciones.
- Limita el uso del e-mail.
El correo electrónico suele ser un arma de doble filo, ya que aunque facilita mucho la comunicación, también puede ser un elemento distractor para los empleados que terminan revisando cada dos minutos su bandeja de entrada. Para evitar esta pérdida de tiempo, delimita los momentos del día en los que son buenos revisar tus correos y evita caer en hacerlo de forma compulsiva.
- Crea flujos de trabajo.
Los workflow son una marea intuitiva de conocer el estado de proyectos de larga duración que permiten la mejor gestión de tareas diarias. Estos te permiten asignarle una tarea a cada miembro del equipo y revisar su desarrollo de forma rutinaria, mejorando la competitividad.
10. Planificar reuniones con tiempo
Una vez más, tienes que tener claro el cometido a realizar y darle prioridad. Para no perder tiempo valioso en la reunión, solo debes enfocarte en discutir los puntos que se necesitan acordar o solucionar. También es útil enviar toda la información necesaria a los asistentes antes de la reunión, para que todos puedan ir preparados.
En definitiva, si la gestión del tiempo en el trabajo es adecuada y se manejan con efectividad todas las tareas encomendadas, se logarán mejores resultados, se aprovechará mejor el tiempo, y tus empleados tendrán merecidos momentos de descanso y esparcimiento.
