El cambio es parte esencial de la vida y las empresas no son la excepción. Estas, al igual que todos los demás organismos, deben adaptarse constantemente a cambios tecnológicos, políticos, necesidades del mercado, etc. En especial, hoy en día, cuando el mercado se encuentra en un constante cambio evidenciado en la aparición de nuevos competidores, la transformación digital, la guerra de talentos y la evolución de la sociedad.
Los directivos de hoy en día están en el deber corporativo y profesional de entender que las empresas deben ser flexibles a los cambios y, sobre todo, deben estar preparadas para adaptarse con la rapidez necesaria para no quedarse atrás en el mercado. Por eso es tan importante el saber llevar a cabo una buena gestión del cambio dentro de una empresa, para asegurar el éxito cuando llegue el momento.
Así, existen varios tipos de cambios en la gestión empresarial: cambios en procesos y recursos utilizados por la organización, cambios en la cultura, cambios en la estructura organizacional, etc., a los cuales están sujetas todas las empresas, desde las pymes hasta las multinacionales, ya sea por las propias expectativas de evolución que tiene, como respuesta a intereses específicos que surgen de la naturaleza de su funcionamiento o por la evolución del entorno.
En este sentido, la gestión del cambio empresarial se vuelve una pieza clave para que las organizaciones puedan evolucionar de forma ordenada y eficaz.
¿Por qué surge la necesidad de realizar cambios en procesos y/o recursos utilizados en una empresa?
Como veníamos diciendo anteriormente, los motivos pueden ser muchos, por ejemplo:
- Reestructuración de tareas ante la entrada de nuevo personal
- Introducción de un software de gestión o cambio del existente
- Introducción de una nueva línea de negocio debido a un nuevo producto o servicio que se entrega al mercado.
- Nuevo procedimiento o metodología de trabajo que implica el hacer las cosas de forma diferente e influye a un departamento o varios departamentos de la empresa.
Tipos de cambios
Ya mencionamos que son muchos los cambios que se pueden dar dentro de una empresa en determinado momento, sin embargo, en este artículo nos enfocaremos en aquellos que deben ser controlados.
Este tipo de cambios son aquellos que, dado su envergadura e importancia, puedan tener un impacto negativo en la actividad de la empresa. Y es que aunque pueda parecer que cualquier cambio que se pienses para el funcionamiento de una empresa, es para su bien, si no lo planificas y preparas bien, podrías conseguir justo el efecto contrario.
Por ejemplo, imagina que tienes una imprenta que aumentó su volumen de trabajo y por lo tanto, decides incorporar a un nuevo maquinista para trabajar en la impresión de uno de los equipos de offset. Si el jefe de taller o los otros compañeros maquinistas no le imparten la formación necesaria con unos conocimientos medianamente sólidos como para manejar bien el equipo, es muy probable que muchos de los trabajos de impresión salgan con errores y sean devueltos por el cliente, duplicando las horas de trabajo, los costes de materiales y retrasos en la entrega, entre otras complicaciones.
En conclusión, los cambios que suelen tener envergadura como para afectar de forma negativa la gestión de la empresa si no se llevan son los cambios relacionados con:
- Los recursos humanos: incorporación, reducción de personal o reestructuración de tareas.
- La infraestructura: incorporación o baja de equipos, incorporación de tecnología
- Los procesos: modificaciones importantes en la forma de llevar a cabo los procesos.
¿Cuándo realizar un cambio dentro de tu empresa?
Iniciar un proceso de cambio organizacional es una labor complicada que se hace en pro de conseguir beneficios para nuestra empresa. Por eso, para una eficiente gestión del cambio y desarrollo organizacional es esencial que los gestores de dicho proceso sepan identificar las señales que indican el mejor momento para su aplicación.
- La primera señal puede provenir de factores externos. Por ejemplo, la coyuntura económica, social o tecnológica puede motivar la necesidad de introducir cambios en los procesos operativos de la empresa o en su forma de gestionar los recursos humanos.
- Una segunda señal puede darse a partir de una crisis interna.Al tener problemas de carácter operacional, estratégico, de resultados o de liquidez, se puede decidir hacer un cambio organizacional, como un medio y una oportunidad para añadir mejoras en el rendimiento de la empresa.
- Finalmente, una tercera señal puede llegar a partir de la necesidad de replantear la ideología y cultura organizacional de la empresa con el fin de propiciar un ambiente de trabajo atractivo para todos los colaboradores. En este caso, el cambio puede realizarse como un medio para fomentar una mejor relación entre los miembros de una organización a través de estrategias de motivación y fidelización.
¿Cómo realizar la gestión del cambio en procesos y/ recursos utilizados?
Ya hemos hablado hasta ahora de los motivos principales de cambios, los tipos de cambios que hay que controlar, cuándo es el momento adecuado para hacerlos y cómo pueden impactar de forma negativa si no hacemos una buena gestión del cambio.
Por lo tanto una vez que hayas identificado que el cambio que vas a llevar a cabo en tu organización puede tener resultados no deseados, debes comenzar a seguir un estricto proceso de gestión que garantice que solo obrará en tu beneficio.
Por ejemplo, para la mayoría de este tipo de cambios que vas a controlar es posible que valga la pena dejar documentado el control de la gestión del cambio. En otros casos quizás no. Esto ya es decisión de parte del equipo de gestión.
No obstante, si hay una serie de pasos que hay que llevar a cabo si queremos una gestión eficiente. Nuestros amigos de QMT, especialistas en interim management, nos explican cuales son:
- Paso 1: Detectar la situación actual y describir lo que quieres conseguir
El primer paso del proceso será describir la situación actual que te está llevando a realizar el cambio y lo que quieres conseguir con él.
- Paso 2: Estudiar el posible impacto en la conformidad del producto/servicio que entregas al mercado
Piensa en las tareas, las personas, el tiempo y el dinero que estarán implicadas en la realización de ese cambio y las consecuencias negativas que dicho cambio le podría traer a la empresa, de forma que puedas definir si es un cambio que necesite de una gestión de control.
- Paso 3: Acciones para asegurar la conformidad del producto/servicio que entregas al mercado
Si después de la evaluación que hiciste en el punto anterior detectas que hay alguna situación que afectar negativamente a la empresa, debes proceder de inmediato a pensar en qué acciones hacer durante el cambio para que eso no te suceda; de forma que te anticipes a los peligros y riesgos del proceso.
- Paso 4: Recursos disponibles para realizar la gestión del cambio
Piensa en los recursos que son necesarios para llevar a cabo ese cambio:
- ¿Podría llevar asignaciones de responsabilidades nuevas a las personas?
- ¿Quizás reasignaciones de tareas?
- ¿Cuánto tiempo habrá que dedicarle a ese cambio?
- ¿Se podrá llevar a cabo con los recursos humanos internos o requiere de asesoramiento externo con el coste que ello supone?
- Paso 5: Estudiar la rentabilidad de la gestión del cambio
Aquí se debe evaluar que ya que el cambio va a implicar todo un trabajo de gestión, si al final este será rentable para la empresa. Para esto, debes evaluar los siguientes dos aspectos:
- Beneficio
- Inversión
Siendo que la rentabilidad será igual al beneficio dividido por la inversión.
- Paso 6: Implementar el cambio
Una vez que tengas claro que vas a llevar a cabo el cambio porque has analizado el posible impacto, tienes las acciones para que eso no te suceda y además sabes que el cambio será rentable para la organización el siguiente paso es llevarlo a cabo. Para ello:
- Identifica las tareas que se deben llevar a cabo.
- Comunica las tareas y el cambio a las personas encargadas de ejecutarlo.
- Asegúrate que entienden bien las tareas que deben realizar
- Gestiona las posibles resistencias al cambio y describe los beneficios que conseguirá el/ella y la organización.
- Paso 7: Seguimiento a la gestión del cambio
Una vez que se comienza a trabajar en el cambio y se empiezan a ejecutar las tareas que forman parte del plan de gestión que has diseñado, deberás de hacer un seguimiento para comprobar tanto la ejecución correcta de las tareas como el objetivo final que es conseguir implementar ese cambio en la organización de forma exitosa.
La frecuencia del proceso de seguimiento dependerá del volumen de tareas y complejidad del cambio a la hora de hacer el seguimiento periódico a ese cambio (semanal, mensual, bimensual, trimestral, etc).
Cabe destacar que al elegir las personas que formarán parte del equipo de implementación del cambio, deberás pensar en aquellas personas que te puedan ayudar mejor a conducir dicho plan hacia los resultados esperados. El éxito dependerá mucho de que tu equipo entienda a la perfección sus tareas y tengan las habilidades necesarias para cumplir su parte con la mayor efectividad.
