¿Asesoría online o presencial?, ¿cuál es la mejor opción?

Asesoría digital.

El mundo de la empresa se está digitalizando a marchas forzadas. Eso también se ve en las asesorías. Hoy muchas de ellas trabajan de manera digital; sin embargo, todavía hay autónomos y empresarios que operan con asesorías presenciales de toda la vida. No quieren perder el contacto directo con su asesor. Entre las asesorías online y las presenciales, ¿cuál es mejor? Analizamos las dos opciones.

La asesoría es una pieza clave en cualquier negocio o empresa. Si para un autónomo, contar con un buen asesor fiscal y laboral le va a evitar muchos quebraderos de cabeza; en el caso de una S.L. es un servicio indispensable; la gestión de los trámites es aún más complicada. De ahí lo importante que es tomar bien esta decisión.

Hace 15 años, cuando yo tenía mi tienda, todas las asesorías eran presenciales. Tenían un despacho a pie de calle. Cada trimestre enviaba por correo electrónico o por fax todas las facturas de las que disponía para realizar los pagos trimestrales a Hacienda. Aun así, me tenía que desplazar a la oficina del gestor para entregarle los originales

Tenía un amigo, que regentaba otro comercio, que su asesor se desplazaba al establecimiento, para recogerle las facturas en mano. Era una atención especial, un detalle que reflejaba un trato personalizado. Su relación con su asesor era bastante estrecha, Mi amigo consultaba con él muchas de las decisiones que tomaba con relación a su negocio, y desde luego, aclaraba sus dudas, que no eran pocas.

La relación con Hacienda y con la Seguridad Social ha cambiado bastante en los últimos años. Hoy todas las gestiones se efectúan de manera telemática, por medio de la oficina virtual. La emisión de facturas en muchas empresas está digitalizada y sistematizada. Cualquier operación comercial con clientes o proveedores emite automáticamente una factura, la cual, en ocasiones, queda almacenada en la nube. El traspaso de documentación de la empresa a la asesoría ni siquiera se da por correo electrónico. Existen herramientas informáticas que lo hacen en tiempo real. Es decir, un entorno que facilita la existencia de las asesorías online y que para algunos sectores la convierten en la solución más adecuada.

En la actualidad, los dos modelos de asesoría, la presencial y la digital, coexisten en el tiempo y en el espacio. Vamos a ver las diferencias entre ambas para que cualquier empresario o autónomo pueda inclinarse por una o por otra.

Las diferencias claves.

El periódico digital Moncloa.com señala que la mayoría de los negocios están sufriendo una migración casi obligatoria al entorno virtual. Esto hace que la forma de llevar la fiscalidad y contabilidad de las empresas varíe considerablemente. Por esta razón, estas son las diferencias fundamentales que encontramos entre las asesorías online y las presenciales:

  • La facturación. Un autónomo que no factura es un autónomo que no cobra. Aunque hoy, buena parte de las facturas se emiten digitalmente, por medio de un documento Word o de un Excel, hay una parte de los datos que se han de rellenar en el ordenador. Esto supone una pérdida de tiempo. Por eso se han desarrollado herramientas de software que emiten facturas automáticamente. Aplicaciones que, a la vez que envían la factura al cliente, remiten una copia a la asesoría. Hoy, con las asesorías digitales, ya no es necesario desplazarse a la oficina del asesor para entregarle las facturas.
  • Documentación. Las asesorías presenciales no están digitalizadas. No cuentan con herramientas que agilicen el intercambio de documentos entre la asesoría y el cliente. Hay que enviárselo de alguna manera, aunque sea por correo electrónico. En las asesorías digitales el e-mail se ha superado. Interactúan con sus clientes por medio de plataformas digitales.
  • Control de gastos. Una parte del ahorro fiscal de las empresas se basa en los gastos deducibles. Un control que es difícil de llevar con el sistema tradicional. Las asesorías presenciales pierden gran parte de su tiempo digitalizando y registrando facturas. La repercusión fiscal de estos movimientos se conoce, a posteriori, a toro pasado. Cuando la asesoría está preparando toda la documentación para efectuar los pagos a Hacienda. Con los modernos software que usan las asesorías digitales se puede conocer el efecto fiscal de cada movimiento al momento, así como el histórico de todo el periodo. Lo que permite llevar un mejor control del gasto.
  • Precio del servicio. La digitalización del asesoramiento a una empresa o a un autónomo permite a las asesorías ofrecer un servicio más económico, que en ocasiones llega a ser hasta un 50% más barato con respecto al de una asesoría tradicional. Las herramientas digitales ahorran tiempo de trabajo, principalmente en las tareas más repetitivas, lo que permite a los profesionales aumentar el número de clientes a los que asesoran.

Las ventajas de las asesorías presenciales.

El blog del operador telefónico Mas Móvil señala que las asesorías presenciales ofrecen un trato más directo al cliente. Razón por la cual, aunque las relaciones con la administración se vayan digitalizando cada vez más, muchas empresas se resisten a renunciar a las asesorías tradicionales. Estas siguen siendo algunas de sus ventajas hoy en día:

  1. Mayor claridad en la comunicación. La comunicación directa que se da entre el asesor y su cliente elimina las barreras que a veces se dan con las asesorías online.
  2. Solución inmediata de problemas. Con una asesoría presencial, se pueden resolver problemas en tiempo real, con la documentación en la mano. No hay necesidad de enviar archivos o esperar respuestas por correo electrónico. Esto permite la resolución de consultas urgentes.
  3. Atención más detallada de la documentación. El asesor revisará personalmente la documentación que ha requerido a su cliente. Por lo que si alguno de los documentos no es correcto o no se ha enviado de la manera adecuada, podrá instruir al empresario para que subsane el error.
  4. Redes y contactos. En las asesorías presenciales, es más común que los asesores compartan contactos con empresarios y funcionarios locales, que les permite agilizar determinados trámites y encontrar oportunidades que beneficien a sus clientes.
  5. Confidencialidad garantizada. Con la asesoría presencial, la confidencialidad de la información facilitada por el cliente y las conversaciones que la asesoría mantiene con este está asegurada.
  6. Asistencia personal. El seguimiento de los casos suele ser más minucioso en las asesorías presenciales que en las digitales, ya que los asesores tienen un conocimiento más profundo de la situación de su cliente, lo que les permite realizar sugerencias más personalizadas.

Ventajas de las asesorías online.

Los profesionales de H.M. Asesores, un equipo de expertos que prestan asesoramiento fiscal, laboral y contable a empresas, autónomos y particulares en Móstoles, Villaviciosa de Odón y Boadilla del Monte nos han dicho que antes el asesoramiento online era una opción, pero que tal y como se está desarrollando todo, hoy más bien es una necesidad.

Ya hemos hablado un poco del tema, pero, aun a riesgo de repetirnos, estas son las ventajas que ofrecen las asesorías digitales.

  1. Mayor comodidad. Las herramientas informáticas que utilizan las asesorías online permiten enviar con más facilidad la documentación. En ocasiones, facturas y contratos se envían de manera automática.
  2. Ahorro de costes. En general, las asesorías online suelen tener tarifas más económicas que las presenciales, ya que los asesores pueden reducir gastos en instalaciones y desplazamientos. Los programas informáticos automatizados les permite asumir más volumen de trabajo en el mismo tiempo.
  3. Disponibilidad y rapidez. Las plataformas online permiten una mayor disponibilidad horaria. Los asesores pueden ofrecer servicios fuera del horario de oficina tradicional. La comunicación suele ser más rápida, utilizando herramientas como chats, correos electrónicos y videollamadas para responder las dudas con rapidez.
  4. Gestión digital de los documentos. Con las asesorías online, los asesores y su personal no tienen que digitalizar los documentos de la empresa, sino que estos ya están digitalizados por las aplicaciones que utilizan. Algo que hacen más efectivas las gestiones.
  5. Actualizaciones técnicas automáticas. Igual que sucede con cualquier software conectado a la red, las plataformas online de las asesorías digitales van actualizándose continuamente, introduciendo en sus programas las novedades fiscales y legales que se van produciendo.
  6. Mayor accesibilidad. Las asesorías online eliminan las barreras geográficas. Permiten a los clientes acceder a los servicios de la asesoría sin importar en qué parte del mundo se encuentren. Algo especialmente útil para autónomos o empresas que operan en varias regiones.
  7. Menor interrupción en las actividades diarias. Al ser todo digital, las consultas y el envío de documentación se puede realizar en cualquier momento del día. Incluso fuera del horario laboral, sin necesidad de detener las actividades empresariales para asistir a una reunión o tener una entrevista con el asesor.

Hay quien se aventura a vaticinar el fin de las asesorías presenciales. Pienso que esta opinión es un poco arriesgada. Ambos modelos de asesoría realizan las mismas funciones, pero lo hacen de manera distinta. Optar por una u otra depende en gran medida de las características del negocio y de las preferencias del cliente. Al final, la decisión está en manos del autónomo y del empresario.

 

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