Hasta ahora se viene hablando mucho sobre la digitalización con fines de gestión empresarial, automatización de procesos, etc. Los beneficios que aporta a nivel empresarial la digitalización suponen una inversión cien por cien rentable. Los costes derivados de la implementación procesos de digitalización, no son nada si los comparamos con los beneficios que reporta. Teniendo en cuenta que, en la mayoría de los casos, ese proceso de digitalización solo supone la adquisición de software especifico para cada finalidad.
Tras una conversación con profesionales en gestión empresarial de la talla de Solfico, que destacan por su plataforma online personalizada para cada cliente, hemos constatado la importancia y necesidad de la digitalización. No solo en áreas como los recursos humanos o en los procesos de producción, cuestiones como la fiscalidad y la contabilidad de una empresa, también pueden beneficiarse sobremanera de esta tecnología.
Se trata de un hecho, una realidad que representa el presente y no el futuro. La digitalización, aunada con el Big Data y la Inteligencia Artificial, son parte del ahora. Resistirse al cambio no es para nada prudente. Este paso hacia la digitalización absoluta, hay que darlo ahora para no quedarse atrás en un mundo que evoluciona imparablemente.
Aspectos tan importantes como la contabilidad de una empresa y la fiscalidad con la que debe cumplir sus obligaciones tributarias, cuentan con un gran aliado en la tecnología digital. Dado que se trata de aspectos que requieren contar con una continua actualización de datos, contar con un soporte que recabe y recopile todos esos datos e información necesarios, es fundamental para un correcto desarrollo empresarial. La mejora de la competitividad y los resultados gracias a la innovación tecnológica que suponen los programas de gestión financiera y económica, es cada vez más necesaria.
Disponer de herramientas capaces de ayudar en el análisis de la situación actual de la empresa, identificar las oportunidades del mercado o prever la vulnerabilidad que pueda afectar al negocio, es fundamental. Nos encontramos en un momento clave para dar el paso hacia la digitalización a todos los niveles, tanto a nivel empresa como particular.
Beneficios que aporta la digitalización empresarial
A diario, podemos encontrar numerosas publicaciones respecto a los procesos de digitalización dentro del ámbito empresarial. La necesidad de llevar a cabo esta transformación o hacer el transito hacia el universo digital, no puede obviarse, máxime, si tenemos en cuenta que la propia Administración cuenta con sedes digitales en todos sus departamentos. Prácticamente todas las gestiones con la misma, pueden llevarse a cabo de manera digital mediante un certificado digital que te permite el acceso y la tramitación.
Es más, la misma Administración, en su afán de facilitar las gestiones y trámites burocráticos, no solo recomienda, obliga a empresas y autónomos a realizar los mismos por la vía digital. Es tal la dimensión de la digitalización que, aun tratándose de un proceso progresivo, en determinadas cuestiones tanto las obligaciones fiscales, contables o relacionadas con la cotización, solo cuentan con un soporte de gestión online. Obligando a los empresarios a familiarizarse con los procedimientos de sistemas como RED, CIRCE o las sedes electrónicas de la Seguridad Social y Hacienda para poder cumplir con sus obligaciones.
En estos momentos, poseer un certificado digital no es opcional. Se acabaron las esperas en la cola de Hacienda o la Seguridad Social. Desde sus sedes, mediante alguno de los certificados digitales disponibles, Clave, PIN o incluso números de referencia, es posible (y, repetimos, obligatorio) realizar cualquier tipo de tramite vía online. De esta manera se exime al autónomo, por ejemplo, de eternizar esos trámites, de manera presencial, con la pérdida de tiempo que conlleva.
Cada vez es más frecuente que las empresas, opten por contar con soluciones digitales para llevar al día la gestión fiscal y contable de su actividad económica, ya sea mediante la tecnología en la nube, los diferentes softwares de facturación o asesorías que, trabajan igualmente, de forma virtual.
La repercusión de la digitalización, aunque inicialmente puede resultar engorrosa, debido al desconocimiento, aporta numerosos beneficios que hay que destacar:
- Mejora notablemente la productividad y la eficiencia del negocio. A golpe de ratón, se puede acceder en cualquier momento a la documentación o contactar con la Administración sin esperas y de forma inmediata.
- Supone un importante ahorro en uno de los recursos más valiosos: el tiempo. Digitalizar la gestión fiscal y contable, evita muchos desplazamientos a las diferentes delegaciones de la Administración y el tiempo que supone hacer los tramites in situ.
- Se acaban los problemas de almacenamiento. Se estima que mas del quince por cien del espacio de una oficina o despacho, se utiliza con esta finalidad: almacenar y guardar toda la documentación relativa a la contabilidad y fiscalidad de la empresa. Con la implantación de un programa de gestión documental que, abarca todos los aspectos concernientes, el espacio deja de ser un problema.
- No se pierde la información valiosa. Es fácil que se pierdan facturas o documentos cuando se encuentran en un archivo. Con la digitalización, si se presenta una inspección de Hacienda, todo estará en su sitio, ordenado y disponible.
- Aumenta la seguridad a todos los niveles en cuestiones de contabilidad. Las cuentas de tesorería, la liquidación de los impuestos, los balances, las facturas, etc. Todo el material sensible a ser extraviado o deteriorado, se encuentra disponible para que solo el empresario pueda acceder sin riesgo de que se sufran alteraciones o modificaciones deshonestas en la documentación.
La digitalización aporta transparencia
Transparencia es una de las palabras clave a la hora de determinar uno de los grandes beneficios que aporta la digitalización fiscal y contable. A nivel económico, la digitalización puede alterar las oportunidades de corrupción a las que estamos expuestos. Se reduce la discreción de los datos, aumenta la transparencia y se permite rendir cuentas al ser desmaterializados los servicios limitando las interacciones humanas. Es decir, el acceso a la información relevante se limita a las personas que la manejan y se protege dicho acceso mediante contraseñas o certificados.
La aceleración de los procesos de digitalización alcanza la integridad pública mediante la aplicación de tecnologías disruptivas y el análisis de datos, utilizados como herramientas anticorrupción dentro y fuera del gobierno. No en vano, las administraciones tributarias, utilizan nuevas tecnologías para que aumente el cumplimiento de las obligaciones tributarias y, de esta manera, prevenir el fraude fiscal.
En este sentido, cumplir con las mismas de forma electrónica, mejora la recaudación, reduciendo el fraude y los costos que conlleva el cumplimiento de dichas obligaciones fiscales.
Expertos en materia de transformación digital en el ámbito de la contabilidad y la fiscalidad, aseguran que no se trata solamente de la adquisición de un programa para digitalizar los procesos. La transformación digital, implica un cambio de mayor profundidad que conlleva a su vez, cambios en la forma de hacer negocios, acceder a los diferentes servicios, e interactuar con las personas.
Respecto a la tributación y todo lo que conlleva, el registros de los beneficios reales, haciendo públicos los mismos a través de entidades corporativas, tiene un impacto doble: ayuda al cumplimiento de las leyes y a la detección de los conflictos de intereses en cuestiones que atañen a los ciudadanos. La digitalización no solo va en una dirección, tanto el ciudadano de a pie como el empresario o la Administración, dejan constancia de sus cuentas.
Ya que hablamos de digitalización fiscal y contable, cabe señalar estos aspectos que implican a la gran gestora que se supone que es la Administración. De poco vale pedir cumplimiento y transparencia a los empresarios, si el gobierno no es el primero en eliminar el fraude desde dentro.
De esta manera, gracias a la digitalización, la lucha contra la corrupción se torna más efectiva, frente a los flujos financieros ilícitos. En primer lugar, el intercambio de datos para poder detectar posibles casos de corrupción. En segundo, la posibilidad de utilizar los datos en los juicios de corrupción.
Verdaderamente esta transformación, abre nuevas posibilidades y oportunidades, tanto a la Administración, como al empresario. Facilitando las gestiones y los tramites, agilizando los procesos y aportando claridad a los datos.
Como decimos, no se trata de un cambio en único sentido. Esta transformación, el paso a la digitalización, atañe por igual a las gestiones que la Administración lleva a cabo y repercute en los ciudadanos. Contar con la información disponible y accesible para todos, invita a hacer las cosas bien. Si los ciudadanos y las empresas cumplen, el gobierno, debe cumplir primero. Gracias a la digitalización, es posible comprobar, a través de los portales de transparencia, que hace la Administración con los tributos que pagamos.
En conclusión, este momento, es crucial para hacer el cambio. Digitalizar los procesos relativos a la fiscalidad y la contabilidad de las empresas, independientemente de la envergadura de las mismas, es una forma de desarrollarse a nivel empresarial y abrirse a las nuevas oportunidades que ofrece. Los programas desarrollados para este fin, ayudan a llevar al día toda la contabilidad, el cumplimiento con las obligaciones fiscales y prever los resultados de la empresa. Eliminando el error humano en las cuentas, evitando pérdidas de tiempo en la realización de los trámites y facilitando el acceso a la información y los datos pertinentes.
